7 Tips Memahami Syarat Pembuatan Peraturan Perusahaan

Proses pembuatan peraturan perusahaan bukan hanya harus memuat syarat kerja dan tata tertib perusahaan sebagaimana yang tercantum dalam Undang-undang Ketenagakerjaan saja, namun juga harus memenuhi syarat pembuatan peraturan perusahaan.

Peraturan perusahaan wajib disahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai ketentuan dan memuat beberapa poin penting yang menyangkut hak serta kewajiban perusahaan serta karyawan. Meski begitu, kewajiban untuk membuat peraturan perusahaan tidak akan berlaku jika perusahaan sudah mempunyai perjanjian kerja bersama.

Syarat Pembuatan Peraturan Perusahaan

Setiap perusahaan yang memiliki tenaga kerja wajib memiliki peraturan yang harus ditaati dan dipatuhi oleh semua karyawan tanpa kecuali. Jenis peraturan yang dibuat tentunya disesuaikan dengan kondisi perusahaan terkait dan harus sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.

Adanya peraturan perusahaan akan menjadi pedoman bagi perusahaan serta karyawan tentang apa yang harus dilakukan dalam proses kerja dan hak apa yang seharusnya diperoleh masing-masing pihak. Di bawah ini adalah beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk pembuatan peraturan perusahaan yaitu sebagai berikut :

  • Peraturan perusahaan yang lama atau yang terakhir lengkap beserta surat keputusannya
  • Konsep peraturan perusahaan yang diajukan untuk disahkan penggunaannya (3 eksemplar)
  • Nama-nama cabang atau unit perusahaan, lengkap dengan alamat, jenis usaha dan jumlah karyawan yang bekerja
  • Surat usulan untuk percobaan atau perbaikan yang akan diselenggarakan dengan memberikan penjelasan pada bagian dari peraturan perusahaan yang diperbarui
  • Surat persetujuan dari pimpinan serikat pekerja yang berisi pernyataan belum siap atau belum mampu meningkatkan menjadi PKB (jika di perusahaan tersebut sudah ada serikat pekerja)
  • Salinan tanda keanggotaan dan salinan pembayaran terakhir iuran BPJS kesehatan serta ketenagakerjaan
  • Surat pernyataan yang menjelaskan bahwa perusahaan sudah melaksanakan skala upah dan struktur

Tips Efektif Dalam Memahami Persyaratan Pembuatan Peraturan Perusahaan

Agar supaya pembuatan peraturan perusahaan bisa dilakukan dengan baik dan berjalan secara efektif, setidaknya harus memahami syaratnya dengan beberapa tips berikut ini :

Ketahui kapan waktu yang tepat membuat peraturan perusahaan

Peraturan perusahaan wajib untuk dibuat jika sebuah perusahaan sudah memiliki jumlah karyawan minimal 10 orang. Sebuah perusahaan akan semakin membutuhkan keberadaan peraturan terutama jika karyawan yang bekerja semakin banyak dan bisnis yang dilakukan semakin berkembang pesat.

Tujuannya adalah untuk menciptakan panduan kerja memadai, konsisten sekaligus mampu menjaga harmonisasi lingkungan kerja dengan baik. Sebuah peraturan kerja juga bisa menjadi alat bukti untuk melindungi perusahaan terutama jika suatu waktu ada pengajuan gugatan atau klaim pada perusahaan dari karyawan yang bekerja.

Baca juga : Begini 5 Tips Efektif Menghadapi Perubahan Bisnis

Buat tim ahli untuk menyusun draft peraturan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki hak untuk membuat peraturan sesuai ketentuan dan kebutuhan perusahaan dengan catatan selama tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku. Beberapa perusahaan memilih untuk mempercayakan pembuatan peraturan pada tim khusus yang biasanya terdiri dari para ahli hukum yang sudah memahami dan berpengalaman dalam menangani undang-undang ketenagakerjaan.

Selain itu mereka juga bisa meminta saran dari pihak luar yang lebih memiliki latar belakang hukum sehingga peraturan perusahaan yang dibuat bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tanpa menyalahi aturan hukum yang berlaku.

Ketahui syarat yang dibutuhkan untuk pembuatan peraturan perusahaan dengan baik dan benar

Sedangkan untuk syarat pembuatan peraturan perusahaan perlu dilengkapi sehingga proses pengajuan draft peraturan bisa disetujui sesuai harapan. Pastikan untuk melengkapi setiap dokumen yang dibutuhkan dengan baik dan benar sehingga proses pengajuan draft peraturan perusahaan bisa segera disetujui oleh pihak yang berwenang.

Peraturan perusahaan baru bisa berlaku dan wajib dipatuhi karyawan hanya jika sudah secara resmi disahkan oleh pejabat yang berwenang. Jika perusahaan Anda berlokasi di satu daerah kota atau kabupaten maka peraturan harus disahkan oleh kepala instansi bidang ketenagakerjaan yang ada di daerah tersebut.

Sedangkan jika perusahaan memiliki lebih dari satu perusahaan dalam satu provinsi namun dengan kota atau kabupaten yang berbeda, maka peraturan harus disahkan oleh kepala instansi yang menjabat bidang ketenagakerjaan di provinsi.

Memuat poin penting peraturan perusahaan

Kemudian tips yang berikutnya adalah dimana peraturan perusahaan harus memuat poin penting yang harus ada dalam peraturan perusahaan yaitu :

  • Hak dan kewajiban pengusaha atau pihak perusahaan
  • Hak dan kewajiban pekerja atau karyawan
  • Syarat kerja meliputi aturan khusus tentang apa saja pekerjaan karyawan sesuai dengan bidang keahliannya sehingga bisa melakukan pekerjaan sesuai standar untuk memenuhi target perusahaan
  • Tata tertib perusahaan
  • Jangka waktu diberlakukannya peraturan perusahaan

Poin atau hal penting tersebut perlu dikaji dan dianalisis ulang sebelum mencantumkannya di dalam peraturan pemerintah sehingga bisa disetujui berbagai pihak. Dalam pembuatan peraturan perusahaan sangat penting untuk memperhatikan hal tersebut agar supaya peraturan bisa disepakati bersama dari mulai pekerja, pengusaha, serikat buruh yang ada dan pejabat daerah yang meresmikan.

Lengkapi berkas dokumen yang dibutuhkan

Lalu syarat untuk membuat peraturan perusahaan adalah untuk melengkapi berkas dokumen yang dibutuhkan sebagaimana yang sudah disebutkan di atas. Anda harus melampirkan dokumen peraturan perusahaan yang lama atau yang sebelumnya, jika sebelumnya sudah pernah menerapkan peraturan perusahaan. Dokumen lainnya adalah draft atau konsep peraturan perusahaan yang akan diajukan sebanyak rangkap 3.

Perusahaan juga perlu untuk menyiapkan surat keterangan yang berisi pernyataan tidak keberatan yang dibuat Ketua Serikat Pekerja atau bisa juga dengan surat pernyataan dari perwakilan buruh atau pekerja di perusahaan tersebut. Jika kemudian surat pernyataan tersebut menyatakan belum mampu maka bisa menjadi Perjanjian kerja Bersama, khususnya jika perusahaan tersebut memiliki Serikat Pekerja.

Setelah semua dokumen siap baru kemudian bisa diserahkan pada pihak Dinas Kementerian untuk dipelajari baru kemudian jika disetujui maka akan segera disahkan selambat-lambatnya dalam jangka waktu 30 hari setelah pengiriman draft peraturan.

Pelajari dengan baik undang-undang Ketenagakerjaan

Jika Anda ingin membuat peraturan perusahaan yang bisa diterapkan dan berjalan dengan efektif maka harus menjadikan undang-undang ketenagakerjaan menjadi panduan untuk menyusunnya. Bahkan bukan hanya undang-undang ketenagakerjaan saja yang perlu dipelajari, Anda juga harus mempelajari undang-undang lainnya yang berkaitan dengan pembuatan peraturan perusahaan. Sehingga bisa diketahui apa saja yang harus dicantumkan dalam sebuah tata tertib perusahaan yang akan dibuat tersebut.

Perhatikan kondisi dan kebutuhan perusahaan

Dalam pembuatan peraturan perusahaan sangat penting untuk memperhatikan kondisi perusahaan tersebut. Ada beberapa contoh poin penting yang bisa dipertimbangkan untuk dicantumkan dalam peraturan perusahaan yang akan diajukan yaitu :

  • Peraturan tentang ketentuan cuti karyawan
  • Aturan mengenai tunjangan untuk karyawan
  • Aturan untuk gaji dan ketentuan promosi jabatan untuk karyawan
  • Tata tertib karyawan, diantaranya yang mengatur tentang cara atau etika berpakaian di tempat kerja
  • Tata tertib khusus untuk absensi karyawan setiap harinya

Demikian penjelasan singkat tentang syarat pembuatan peraturan perusahaan yang dibuat dengan tujuan untuk memperjelas apa yang harus dilakukan dan tak boleh dilakukan karyawan yang bekerja di perusahaan terkait.